Luka płacowa a systemy SAP

W większości polskich firm wysokość wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach nie jest informacją dostępną dla zatrudnionych. Uważa się, że to element umowy o pracę, który powinien pozostać wyłącznie między pracodawcą a pracownikiem. Zdarza się nawet, że zatrudnieni są zobowiązani są do podpisania klauzuli poufności, zakazującej wyjawiania swoich zarobków. Rozmawianie o pieniądzach uważa się za zachowanie nietaktowne nawet podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a przecież wysokość wynagrodzenia jest jednym z kluczowych elementów decyzji o podjęciu nowej pracy.

W rezultacie jedynie w 4% polskich przedsiębiorstw pracownicy znają swoją siatkę płac, a w niecałych 20% przedsiębiorstw mają wgląd w średnie przedziały wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach. Podobne problemy nie są tylko naszą domeną, tak dzieje się także w innych krajach Unii Europejskiej.

Uważa się, że ten brak transparentności wynagrodzeń jest powodem ciągłego istnienia luki płacowej (pay gap) – różnicy między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn. Według Eurostatu w 2021 r. luka płacowa w Unii Europejskiej wynosiła średnio 12,7%. W Polsce było to 4,7%.

W 2023 r. została przyjęta Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Państwa członkowskie mają czas na wdrożenie jej przepisów do swoich porządków prawnych do 7 czerwca 2026 r. Polski rząd pracuje nad projektem ustawy implementującej tę dyrektywę.

Zasada równości wynagrodzeń nie jest niczym nowym w prawie UE i przepisach krajowych, jednak ze względu na brak przejrzystości wynagrodzeń jej praktyczna realizacja była do tej pory poważnie utrudniona. Głównym celem przyświecającym dyrektywie jest rozwiązanie praktycznych problemów związanych z dyskryminacją płacową i dochodzeniem związanych z nią roszczeń. Ma ona wymusić większą transparentność pracodawców w zakresie stosowanych zasad wynagradzania pracowników oraz zapewnić równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn.

Dyrektywa ma zastosowanie do pracodawców zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Jeszcze nie wiadomo, czy polski ustawodawca na etapie implementacji dyrektywy rozszerzy zakres zastosowania nowych wymogów także na osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnych. Pierwszy projekt poselski, który ostatecznie nie został uchwalony, przewidywał taką możliwość.

Dyrektywa wprowadza obowiązek równości wynagrodzeń, w tym na etapie rekrutacji (widełki wynagrodzeń w ogłoszeniach, przed rozmową kwalifikacyjną), oraz zobowiązania dotyczące wewnętrznej struktury płac.

Pracodawcy nie będą mogli wprowadzać do umów klauzul poufności dotyczących wynagrodzenia, a pracownicy, w pewnym zakresie, będą mieli prawo rozmawiać o swoich zarobkach, ale w celu egzekwowania zasady równego wynagrodzenia.

W przypadku stwierdzenia nierówności płacowych pracodawcy będą zobowiązani do przeprowadzenia przeglądu wynagrodzeń i podjęcia działań naprawczych w celu wyeliminowania dyskryminacji płacowej ze względu na płeć.

Prawa pracowników, którzy doświadczą dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, pozostaną prawnie chronione – będą mieć prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia, które nie jest limitowane co do wysokości.

W postępowaniach sądowych dotyczących dyskryminacji płacowej pracownik będzie musiał jedynie uprawdopodobnić naruszenie zasady równego traktowania, a ciężar udowodnienia braku dyskryminacji płacowej spoczywa na pracodawcy (odwrócony ciężar dowodu).

Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk powinny być neutralne płciowo, a proces rekrutacji niedyskryminujący.

Zgodnie z dyrektywą pracodawcy zostaną objęci nowymi obowiązkami sprawozdawczymi, obejmującymi informacje o wynagrodzeniach. Sprawozdania będą przedkładane organowi monitorującemu, który dopiero wskażą przepisy krajowe.

Jeśli sprawozdanie wykaże różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między kobietami i mężczyznami wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, a różnica ta nie zostanie uzasadniona obiektywnymi kryteriami ani usunięta w ciągu sześciu miesięcy od przedłożenia sprawozdania, pracodawca będzie m.in. zobowiązany przeprowadzić, we współpracy z przedstawicielami pracowników, wspólną ocenę wynagrodzeń w celu zniwelowania różnic.

A zatem, by zminimalizować ryzyko, najlepiej przeprowadzić taką ocenę i wyeliminować nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach jeszcze przed początkiem okresu, za który pracodawca będzie sporządzał pierwszy raport. Firmy zatrudniające od 150 pracowników będą zobowiązanie przedstawić pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r. (dane za 2026). Przy czym firmy z liczbą pracowników w przedziale 150-249 będą składać raport co trzy lata, a podmioty większe, z zatrudnieniem od 250 osób – będą podlegać temu obowiązkowi co roku. Dla porządku dodajmy, że mniejsze firmy (zatrudnienie pomiędzy 100 a 149 osób – mają nieco więcej czasu – do 2031 r.

Firmy, które obsługują swoje procesy kadrowo-płacowe w rozwiązaniach SAP, powinny jak najszybciej przygotować swoje systemy do nowych wymagań raportowych.

Dla organizacji korzystających z systemów SAP oznacza to konieczność wprowadzenia zmian zarówno na poziomie technicznym, jak i biznesowym. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że dane kadrowo‑płacowe są kompletne, spójne i gotowe do prezentacji w wymaganym formacie.

SAP SuccessFactors w module Compensations oferuje narzędzia wspierające raportowanie według przyjętych w firmie kryteriów.

Należy jednak pamiętać, że sama platforma nie rozwiązuje całego problemu. Kluczowe jest wypracowanie metodologii, która pozwoli w sposób wiarygodny i przejrzysty przygotować zestawienia i pomóc wyjaśnić potencjalne różnice wynagrodzeń. Dyrektywa nakłada również obowiązek odpowiedzi na pytania pracownika dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia, średniego poziomu wynagrodzenia z podziałem na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących tą samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Oznacza to konieczność przeprowadzenia również projektu biznesowego, obejmującego:

• analizę polityki wynagrodzeń w organizacji,
• określenie parametrów i kryteriów, na których opierać się będzie raport,
• przygotowanie raportów wyjaśniających odstępstwa i wyjątki (np. związanych ze stażem, doświadczeniem czy zakresem odpowiedzialności).

Dla systemów kadrowo-płacowych od SAP (SAP HCM/HR, SuccessFactors) firma All for One Poland przygotowuje dodatek, który będzie wspierał przygotowanie wymaganego dyrektywą sprawozdania i przesłanie go do odpowiedniego organu monitorującego.

W skład naszej usługi wejdzie add-on do SAP HR, jego implementacja i konfiguracja, a także konsulting biznesowy wspierający firmę w przygotowaniu parametrów i kryteriów raportu.

Jolanta Zarzecka-Sawicka, Partner, Radca prawny, Lider Zespołu Prawa Pracy w Grant Thornton, podsumowuje: „Przepisy wdrażające unijną dyrektywę potocznie zwaną Gender Pay Gap Transparency powinny wejść w życie w Polsce najpóźniej w czerwcu 2026 r. Lokalne ustawodawstwa będą zobowiązane do nałożenia na pracodawców obowiązku ujednolicania poziomów wynagrodzeń za taką samą pracę albo za pracę takiej samej wartości w celu wyeliminowania luki płacowej. Ponadto luka płacowa będzie podlegać raportowaniu.

Warto przygotować się do tej reformy z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ często wymaga ona wdrożenia całego systemu gromadzenia i udostępniania danych, a także uporządkowania i segmentacji stanowisk, a co najważniejsze, dokonania wartościowania pracy i wdrożenia systemów liczących lukę płacową. Już teraz pracodawcy powinni zweryfikować obowiązujące przepisy wewnętrzne, umowy o pracę, klauzule poufności (które w pewnym zakresie będą zakazane), wdrożyć widełki płac. Niezbędne będzie przygotowanie dokumentów zawierających informacje, których mogą żądać pracownicy, a także przegląd publikowanych ogłoszeń o pracę. Kluczowe jest również prawidłowe gromadzenie danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ten proces. Rekomendowana jest ocena struktury zatrudnienia i struktury płacowej z uwzględnieniem płci i kwalifikacji pracowników, a także przeprowadzenie wartościowania pracy.

Ważnym elementem przygotowań powinno być również wprowadzenie progresji wynagrodzeń, czyli ścieżek kariery w organizacji oraz precyzyjne opisanie stanowisk i kryteriów wpływających na poziom wynagrodzenia. Dodatkowym krokiem, który może ułatwić wdrożenie nowych regulacji, jest zorganizowanie szkoleń dla pracowników – zwłaszcza działów HR – w zakresie nowych obowiązków pracodawców oraz uprawnień pracowników".