Faktury zakupowe teraz też w KSeF

KSeF Purchase Invoices jest implementowany w następujących scenariuszach:

• Scenariusz standardowy 1 – wysyłka e-faktur na adres e-mail;
• Scenariusz standardowy 2 – wysyłka e-faktur bezpośrednio do SAP (MM lub FI);
• Scenariusz standardowy 3 – wysyłka e-faktury bezpośrednio do SAP (via IDOC);
• Scenariusz rozszerzony 4 – niestandardowy adapter wyjściowy, wdrożenie hybrydowe (różne adaptery), większa automatyzacja.

Scenariusze 1, 2, 3 są rozwiązaniami gotowymi do użycia”. Wszystkie scenariusze standardowe mogą zostać rozszerzone o opcję dedykowanego layoutu faktury i archiwizację w oparciu o SAP Content Server.

Scenariusz rozszerzony 4, choć bazuje na gotowych komponentach, wymaga dodatkowej analizy potrzeb, na podstawie której przygotujemy dedykowaną wycenę i ofertę.

W tym scenariuszu e-faktura jest pobierana z KSeF, a jej wersja PDF i/lub XML jest przekazywana na zewnętrzny adres e-mail – np. e-mail systemu OCR.

Podstawowe funkcje rozwiązania w tym scenariuszu to:

• Automatyczne (via job) lub ręczne pobieranie dokumentów z All For One KSeF HUB;
• Wprowadzenie danych do wewnętrznego bufora wraz ze wstępnym mapowaniem danych XML na dane SAP w obrębie nagłówka faktury;
• Podstawowe walidacje w zakresie nagłówka: czy istnieje dostawca o podanym nr NIP, czy podano wszystkie niezbędne daty dokumentu, kontrola duplikatów;
• Przegląd zaimportowanych dokumentów poprzez kokpit All For One KSeF. Kokpit zawiera listę dokumentów, dla których można wyświetlić źródłowy XML, wizualizację dokumentu oraz sprawdzić i edytować zmapowane dane;
• Możliwość uruchomienia automatycznej wysyłki wygenerowanego PDF na wskazany adres e-mail, np. e-mail techniczny zewnętrznego systemu OCR;
• Generowanie formularza PDF (standardowy layout dostarczany w Adobe Forms; istnieje możliwość zamówienia layoutu dedykowanego, w tym również w Smartforms);
• Ręczne przetworzenie dokumentu – możliwość ręcznej wysyłki;
• Ręczne odrzucenie dokumentu do dalszego przetwarzania;
• Możliwość elastycznego włączania/wyłączania dostawców z przetwarzania dokumentów z KSeF.

Dodatkowo rozwiązanie KseF Purchase Invoices dysponuje następującymi miejscami dostosowania do potrzeb klienta:

• Wprowadzenie dodatkowych walidacji dokumentu po wprowadzeniu do bufora;
• Możliwość zmiany tematu e-maila;
• Możliwość zmiany treści e-maila;
• Możliwość zmiany adresu e-mail na podstawie logiki klienta.

W tym scenariuszu e-faktura jest pobierana z KSeF, a jej zawartość jest zaczytywana bezpośrednio do systemu SAP (modułu MM lub FI), zgodnie z ustandaryzowanym mapowaniem.

Podstawowe funkcje rozwiązania w tym scenariuszu to:

• Automatyczne (via job) lub ręczne pobieranie dokumentów z All For One KSeF HUB;
• Wprowadzenie danych do wewnętrznego bufora wraz ze wstępnym mapowaniem danych XML na dane SAP w obrębie nagłówka faktury;
• Podstawowe walidacje w zakresie nagłówka: czy istnieje dostawca o podanym nr NIP, czy podano wszystkie niezbędne daty dokumentu, kontrola duplikatów;
• Przegląd zaimportowanych dokumentów poprzez kokpit All For One KSeF. Kokpit zawiera listę dokumentów, dla których można wyświetlić źródłowy XML, wizualizację dokumentu oraz sprawdzić i edytować zmapowane dane;
• Możliwość uruchomienia automatycznego przetwarzania dokumentu – w zależności od wypracowanych procesów klienta, nagłówek faktury może zostać wstępnie wprowadzony w module MM lub FI (MIRO/FB60);
• Ładowanie numerów referencyjnych zamówień (lub numerów WZ) do wstępnie wprowadzonego dokumentu – w przypadku wysłania referencji w XML;
• Generowanie formularza PDF, który zostanie podpięty do dokumentu w formie załącznika (standardowy layout dostarczany w Adobe Forms; istnieje możliwość zamówienia layoutu dedykowanego, w tym również w Smartforms);
• Ręczne przetworzenie dokumentu – możliwość uzupełnienia danych nagłówka i pozycji (w ograniczonym zakresie);
• Ręczne odrzucenie dokumentu do dalszego przetwarzania;
• Możliwość elastycznego włączania/wyłączania dostawców z przetwarzania dokumentów z KSeF.

Dodatkowo rozwiązanie KseF Purchase Invoices ma następujące miejsca dostosowania do potrzeb klienta:

• Rozszerzenie mapowania pliku XML w zakresie nagłówka i pozycji;
• Definicja własnych determinacji: warunków płatności, kodów podatku, banku dostawcy;
• Wprowadzenie dodatkowych walidacji dokumentu po wprowadzeniu do bufora;
• Rozszerzenia do wykonania działań po automatycznym, wstępnym wprowadzeniu faktury oraz po jej zaksięgowaniu z poziomu rozwiązania KSeF (np. uruchomienie dodatkowego workflow);
• Istnieje możliwość wprowadzenia mapowania pozycji XML na pozycje faktury – przy wypracowaniu dedykowanej logiki uzupełniania i odczytywania danych.

W tym scenariuszu e-faktura jest pobierana z KSeF, a jej zawartość jest zaczytywana bezpośrednio do systemu SAP via IDOC, zgodnie z ustandaryzowanym mapowaniem. Jest to odpowiedni scenariusz w przypadku integracji z rozwiązaniem workflow, które obsługuje kanał EDI np. OpenText Vendor Invoice Management.

Podstawowe funkcje rozwiązania w tym scenariuszu to:

• Automatyczne (via job) lub ręczne pobieranie dokumentów z All For One KSeF HUB;
• Wprowadzenie danych do wewnętrznego bufora wraz ze wstępnym mapowaniem danych XML na dane SAP w obrębie nagłówka faktury;
• Podstawowe walidacje w zakresie nagłówka: czy istnieje dostawca o podanym nr NIP, czy podano wszystkie niezbędne daty dokumentu, kontrola duplikatów;
• Przegląd zaimportowanych dokumentów poprzez kokpit All For One KSeF. Kokpit zawiera listę dokumentów, dla których można wyświetlić źródłowy XML, wizualizację dokumentu oraz sprawdzić i edytować zmapowane dane;
• Możliwość uruchomienia automatycznego przetwarzania dokumentu – w zależności od wypracowanych procesów klienta, nagłówek faktury może zostać wstępnie wprowadzony do docelowego modułu poprzez standardowy kanał EDI (IDOC INVOIC);
• Ładowanie numerów referencyjnych zamówień (lub numerów WZ) do wstępnie wprowadzonego dokumentu – w przypadku wysłania referencji w XML;
• Generowanie formularza PDF, który zostanie podpięty do dokumentu w formie załącznika (standardowy layout dostarczany w Adobe Forms; istnieje możliwość zamówienia layoutu dedykowanego, w tym również w Smartforms);
• Ręczne przetworzenie dokumentu – możliwość uzupełnienia danych nagłówka i pozycji (w ograniczonym zakresie);
• Ręczne odrzucenie dokumentu do dalszego przetwarzania;
• Możliwość elastycznego włączania/wyłączania dostawców z przetwarzania dokumentów z KSeF.

Dodatkowo rozwiązanie KseF Purchase Invoices dysponuje następującymi miejscami dostosowania do potrzeb klienta (prace dodatkowo płatne w odniesieniu do wyceny standardowej):

• Rozszerzenie mapowania pliku XML w zakresie nagłówka i pozycji;
• Definicja własnych determinacji: warunków płatności, kodów podatku, banku dostawcy;
• Wprowadzenie dodatkowych walidacji dokumentu po wprowadzeniu do bufora;
• Rozszerzenia do wykonania działań po automatycznym, wstępnym wprowadzeniu faktury oraz po jej zaksięgowaniu z poziomu rozwiązania KSeF;
• Istnieje możliwość wprowadzenia mapowania pozycji XML na pozycje faktury – przy wypracowaniu dedykowanej logiki uzupełniania i odczytywania danych.

W scenariuszu rozszerzonym integrujemy nasze rozwiązanie z posiadanym systemem workflow i obiegu dokumentów. Może to być np. All for One ECM, All for One Invoice Flow lub inny (zarówno standardowy, jak i przygotowany na zamówienie firmy).

Firmom zainteresowanym wdrożeniem rozwiązania workflow proponujemy dwa alternatywne podejścia:

• Wdrożenie All for One ECM – elastycznej platformy digitalizacji procesów i dokumentów, wraz z pakietem integracyjnym dla systemów SAP – All for One Invoice Integration Gateway;
• Wdrożenie Workflow wewnątrz systemu SAP, z wykorzystaniem All for One InvoiceFlow, rozszerzenia SAP wspierającego elektroniczny obieg faktur w SAP.

Powyższe rozwiązania workflow pokrywają oczywiście również faktury zagraniczne.

W przypadku używania innych narzędzi workflow (w SAP, poza SAP i/lub systemów OCR) oraz w sytuacjach, kiedy scenariusze standardowe 1–3 nie pokrywają całego zakresu potrzeb, oferujemy również inne opcje:

• Dedykowane adaptery (np. workflow firmy trzeciej wymagający innego formatu XML niż XML KSeF);
• Scenariusze hybrydowe (np. wysyłka na e-mail części faktur i parkowanie pozostałych w MM);
• Większa automatyzacja (np. przetwarzanie pozycji faktur).