Wdrożenie KSeF – jak wygląda w praktyce?

Wdrożenie KSeF to klasyczny projekt regulacyjny, który wynika bezpośrednio z wymogów Ministerstwa Finansów. Pierwsze informacje o planowanych zmianach pojawiły się już 3–4 lata temu, jednak terminy były kilkukrotnie przesuwane. Ostatecznie system stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku i dziś jesteśmy już po pierwszych wdrożeniach.

Dla organizacji KSeF oznacza fundamentalną zmianę w obszarze e-fakturowania. Od teraz firmy muszą wystawiać faktury zgodnie z nowymi wymaganiami, przesyłać je do systemu centralnego i posługiwać się numerem KSeF. To znacząca zmiana, która obejmuje nie tylko procesy księgowe i finansowe, ale wymaga też dostosowania narzędzi informatycznych.

Pierwsze projekty rozpoczęliśmy w latach 2022–2023, gdy było już wiadomo, że KSeF prędzej czy później wejdzie w życie. Praca kierownika takiego projektu zaczyna się od zdefiniowania zakresu i harmonogramu. Wymaga jednak jednocześnie elastycznego podejścia i bieżącego dostosowywania się do ciągle zmienianych regulacji oraz specyfiki procesów finansowych i technologicznych konkretnej organizacji. Najbardziej intensywnym okresem jest ten tuż przed go-live, który wymaga pracy analitycznej, szybkiego reagowania na zmiany regulacyjne i intensywnego testowania. Kierownik projektu musi połączyć to wszystko tak, by poprowadzić projekt do bezpiecznego startu produkcyjnego.

Projekty KSeF opierają się na współpracy naszego zespołu z wewnętrznym zespołem klienta. Standardowo po naszej stronie pracują trzy osoby: kierownik projektu, konsultant oraz deweloper. Zdarza się jednak, że w zależności od potrzeb i skali wdrożenia zespoły są rozszerzane. Jako że projekty dotyczą wdrożenia KSeF, skupiamy się w nich głównie na obszarze finansów i produktów finansowych. Kluczowa jest tutaj ścisła współpraca z działami finansowymi, biznesowymi oraz IT po stronie klienta – jest ona niezbędna realizacji kolejnych etapów zgodnie z planem.

Za merytoryczną część projektu odpowiada konsultant. Nie jesteśmy jednak doradcami podatkowymi – dlatego to klienci muszą posiadać odpowiednią wiedzę regulacyjną i śledzić zmiany. Jednocześnie jednak kierownik w tego typu projektach nie może nie być poinformowany o zmianach – musi rozumieć ich wpływ na harmonogram, zakres i ryzyka projektowe. Jest to niezbędne do skutecznego zarządzania projektem.

W projektach KSeF kierownik jest łącznikiem trzech światów: biznesu, finansów i IT. Często pełni rolę tłumacza – przekłada wymagania regulacyjne na język systemowy i odwrotnie. Do jego zadań należy też informowanie klienta o zmianach, które wpływają na przebieg projektu oraz odpowiednie dostosowywanie harmonogramu. Kluczowe jest ustalanie priorytetów: co jest absolutnie niezbędne, aby uruchomić system w terminie, a co można zrealizować w kolejnej fazie.

Podstawą jest praktyczna znajomość wymagań KSeF oraz bardzo dobre rozumienie procesów finansowych i fakturowania. Trzeba wiedzieć, jak te procesy mogą wyglądać u różnych klientów, a co za tym idzie – jakie ryzyka mogą się pojawić podczas wdrożenia systemu. Niezbędna jest także wiedza techniczna, znajomość systemów i integracji oraz umiejętność pracy z dokumentacją zarówno biznesową, jak i techniczną. To projekty na styku finansów i IT, dlatego kompetencje muszą być przekrojowe: analityczne, biznesowe i technologiczne.

W tego rodzaju projektach (a właściwie, w każdego rodzaju projektach) najważniejsza jest komunikacja. Nawet najbardziej złożone kwestie – techniczne i regulacyjne – trzeba wyjaśniać w prosty sposób, aby wszystkie strony mówiły tym samym językiem. Ogromne znaczenie ma też odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu – szczególnie w ostatnich tygodniach przed startem produkcyjnym. Kierownicy często prowadzą kilka takich wdrożeń równolegle, więc kluczowa jest dobra organizacja pracy i szybkie podejmowanie decyzji. Istotne są także negocjacje z klientem i ustalanie priorytetów, gdyż w tak obszernych wdrożeniach niemożliwe jest zrealizowanie pełnego zakresu w jednym kroku. Do tego dochodzi praca z ludźmi: empatia, wsparcie zespołu, mobilizowanie w trudnym czasie. Projekty regulacyjne wymagają też dużej elastyczności – sytuacja we wszystkich naszych wdrożeniach była dynamiczna i przepisy zmieniały się wielokrotnie, a nam nie pozostawało nic innego, jak na bieżąco się do nich adaptować.

Przesunięcia terminów sprawiły, że wielu klientów decydowało się zawiesić projekty i odłożyć temat KSeF na później – czego zdecydowanie nie rekomendowaliśmy. Wiedzieliśmy, że wcześniejsza realizacja prac da nam i klientowi więcej przestrzeni na spokojne dostosowanie procesów. Często negocjowaliśmy więc rozpoczęcie działań wcześniej, aby uniknąć kumulacji zadań na ostatnią chwilę. Oczywiście, niektórych działań, takich jak testy czy integracje, nie dało się znacząco przyspieszyć i musiały zostać one zrealizowane dopiero w styczniu, ale co do zasady wiele obszarów można było przygotować wcześniej, niezależnie od zmian regulacyjnych.

Wdrożenia KSeF w mojej ocenie są bardzo rozwijającymi projektami – zarówno w obszarze kompetencji twardych, jak i miękkich. Połączenie finansów i IT jest dziś niezwykle cenione na rynku, a my zyskaliśmy ogromną wiedzę o procesach finansowych i integracjach systemowych. Wciąż wyciągamy wnioski po wdrożeniach i uczymy się jeszcze lepszej adaptacji do zmian. Pierwszy termin lutowy był wymagający, ale dał nam bezcenne doświadczenie. Wiemy już, co może pójść nie tak i jak się na to przygotować. Kolejne wdrożenia będą dzięki temu bardziej przewidywalne – choć na pewno nie mniej ambitne.

Doświadczenie zdobyte przy KSeF będzie procentować, zwłaszcza że w przyszłości kolejne kraje europejskie planują wdrożenia systemów e-invoicingu. To kompetencje, które już wkrótce będą miały bardzo szerokie zastosowanie.