SAP SuccessFactors Variable Pay

Rezon Bio to największa polska firma biotechnologiczna zajmująca się rozwojem i wytwarzaniem leków biologicznych. W ostatnich latach dynamicznie się rozwija – z 400 pracowników w 2020 r. do ponad 1200 w 2025 roku. Firma prowadzi zaawansowane projekty badawczo-rozwojowe, dysponuje nowoczesnymi laboratoriami i liniami produkcyjnymi, a jej produkty otrzymały pozytywne opinie FDA i EMA. We wrześniu 2025 r. dokonała strategicznego wydzielenia jednostki CDMO, świadczącej usługi kontraktowego rozwoju i produkcji leków biologicznych – pod marką Rezon Bio.

Tak dynamiczny rozwój w wymagającym sektorze biotechnologicznym wymagał zmierzenia się nie tylko z rygorystycznymi regulacjami FDA/EMA i globalną konkurencją, ale również z koniecznością przyciągnięcia i utrzymania dużej liczby specjalistów – naukowców, biotechnologów, inżynierów i specjalistów produkcji. W branży Life Sciences w Polsce rotacja specjalistów wynosi średnio, w zależności od specjalizacji 10-17% rocznie. Dodatkowym utrudnieniem jest niedobór wysoko wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie biotechnologii powodujący konieczność pozyskiwania talentów poza granicami kraju. Rezon Bio postawił na elastyczne motywowanie specjalistów, między innymi premiami, stanowiącymi w tej grupie zawodowej nawet 20-30% wynagrodzenia.

Firma potrzebowała rozwiązania, które zautomatyzuje złożone obliczenia programów premiowych, zapewni transparentność procesu, umożliwi dokładne prognozowanie kosztów oraz odciąży administracyjnie zespół HR. Najważniejsze wyzwania, jakie zidentyfikowano w tworzeniu skutecznych programów premiowych, to:

Złożoność obliczeniowa

Programy premiowe dla różnych grup pracowników w różnych działach i lokalizacjach wymagały różnych formuł kalkulacyjnych, uwzględniających zarówno cele biznesowe firmy, jak i osiągnięcia indywidualne, jednocześnie bazując na różnych podstawach. Manualne obliczenia dla ponad 1200 pracowników były czasochłonne, wymagały konsolidacji danych pochodzących z różnych źródeł, przez co były narażone na błędy.

Brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym

Praca w arkuszach kalkulacyjnych, bez dostępu do danych w czasie rzeczywistym utrudniała precyzyjne i elastyczne naliczanie premii, uzależnionych od wielu zmiennych źródeł informacji.

Rotacja i zmiany organizacyjne

Dynamiczny wzrost skali działalności firmy oznaczał także, oprócz dużych rekrutacji, nieustanne zmiany ról, awanse, przejścia między projektami. Manualne zarządzanie systemem premiowym stawało się coraz trudniejsze, bo musiał on uwzględniać proporcjonalne rozliczenia dla pracowników, którzy w ciągu roku objętego programem bonusowym uczestniczyli w różnych projektach lub zajmowali różne stanowiska.

Niewystarczająca transparentność

Pracownicy nie mieli pełnego dostępu do szczegółów kalkulacji ich premii, otrzymywali informację o końcowym wyniku naliczeń, bez możliwości prześledzenia wszystkich detali i zmiennych wpływających na wysokość ich bonusu.

Trudności w symulacjach „co-jeśli”

Przed zakończeniem roku obrotowego trudno było symulować różne scenariusze osiągnięcia celów i ich wpływu na koszty bonusów. HR potrzebował elastycznych narzędzi do modelowania różnych wariantów wyników biznesowych.

Zapewnienie zgodności HR z regulacjami biotech (FDA/EMA)

W firmach biotech procesy premiowe muszą być w pełni audytowalne, ponieważ dane HR wpływają na raporty finansowe (IFRS), koszty R&D i produkcję – obszary pod ścisłą kontrolą FDA/EMA. Przy rosnącym zatrudnieniu i skomplikowanym systemie premiowym coraz trudniej było zapewnić compliance i gotowość na audyty.

W okresie od listopada 2024 do marca 2025 r. All for One Poland zrealizowało dla Rezon Bio projekt konfiguracji SAP SuccessFactors Variable Pay w module zarządzania wynagrodzeniami. Celem było zbudowanie wielopoziomowych programów premiowych dla różnych grup pracowników, automatyczne obliczenia bonusów dla całej organizacji oraz publikacja szczegółów kalkulacji premii na profilu pracownika wraz z listem przewodnim. Nowym modelem wyliczania premii objęto wszystkich pracowników firmy: zespoły R&D, produkcyjne, laboratoryjne i wsparciowe.

W zakresie prac realizowanych przez All for One były:

• Integracja z modułami Employee Central, Performance and Goals;
• Stworzenie reguł biznesowych kwalifikujących pracowników do właściwych planów bonusowych;
• Budowa mechanizmu kalkulacji, który uwzględnia stopień realizacji celów biznesowych oraz indywidualnych;
• Publikacja bonusu na profilu pracownika oraz wygenerowanie listów informujących o przyznanej premii.

SAP SuccessFactors Variable Pay to specjalistyczny moduł przeznaczony do kompleksowego zarządzania wynagrodzeniami zmiennymi, który wyróżnia się możliwością obsługi złożonych formuł premiowych uwzględniających cele biznesowe, indywidualne osiągnięcia i wyniki zespołowe.
Dla Rezon Bio decyzja o wyborze tego rozwiązania była naturalnym rozszerzeniem wykorzystania ekosystemu SAP w firmie – organizacja już korzystała z SAP SuccessFactors, SAP S/4HANA oraz z SAP Datasphere i SAP Analytics Cloud.

Kluczowe funkcjonalności SAP SuccessFactors Variable Pay z punktu widzenia Rezon Bio to:

• Automatyzacja złożonych obliczeń: SAP SuccessFactors Variable Pay umożliwia konfigurację wielopoziomowych formuł premiowych, które automatycznie uwzględniają wagi poszczególnych celów, progi osiągnięć i limity wypłat. System automatycznie przyporządkowuje pracowników do odpowiednich planów bonusowych i umożliwia dokładne wyliczenia w czasie rzeczywistym. Dla Rezon Bio oznaczało to możliwość zdefiniowania odrębnych programów dla różnych grup zawodowych przy zachowaniu spójności metodologii.
• Proporcjonalne rozliczenia (proration): System automatycznie rozpoznaje zmiany w karierze pracownika w trakcie okresu premiowego i proporcjonalnie rozlicza wynagrodzenia zmienne. Jeśli pracownik przez dziewięć miesięcy pracował jako specjalista laboratoryjny (program bonusowy A), a przez trzy jako kierownik projektu (program bonusowy B), system automatycznie obliczy 75% bonusu z programu A i 25% z programu B.
• Transparentność i standaryzacja: Możliwość udostępnienia pracownikom czytelnych informacji o mechanizmie naliczania bonusów, osiągniętych celach i kwotach przyznanych premii, co zwiększa zaufanie do systemu motywacyjnego

All for One Poland przeprowadziło kompleksową konfigurację SAP SuccessFactors Variable Pay, dostosowaną do specyfiki organizacji biotechnologicznej. Zdefiniowano kilka programów premiowych dla różnych grup pracowników. Każdy program zawiera precyzyjnie zdefiniowane formuły obliczeniowe, progi osiągnięć (threshold, target, excellence) oraz limity maksymalnych wypłat (bonus cap).

Kluczowym elementem projektu było zapewnienie integracji systemów i płynnego przepływu danych:

• Z Employee Central: historia zatrudnienia, zmiany stanowisk, struktura organizacyjna, informacje o obecnych wynagrodzeniach, kwoty bazowe;
• Z Performance and Goals: wyniki indywidualnych ocen rocznych, możliwość szybkiego wglądu do formularza podczas planowania premii.

System został skonfigurowany tak, by automatycznie rozpoznawać:

• Zmiany w przypisaniu pracownika do programów bonusowych (zmiana stanowiska, awans, przeniesienie między działami);
• Okresy uczestnictwa w każdym programie premiowym;
• Proporcjonalne rozliczenie targetu bonusowego i wypracowanej premii dla każdego okresu uczestnictwa;
• Zmiany w wynagrodzeniu bazowym w trakcie roku (podstawa do obliczenia bonusu także podlega proporcjonalnym rozliczeniom).

Wdrożono proces zatwierdzania bonusów z wykorzystaniem workflow. System automatycznie oblicza bonusy według zdefiniowanych formuł. Następnie dział HR przeprowadza weryfikację naliczonych bonusów, a menedżerowie na różnych szczeblach zapoznają się z kalkulacją i zatwierdzają propozycje, po czym HR ostatecznie zatwierdza wysyłkę zwrotną informacji o należnej premii do profilu pracownika w Employee Central.

W ramach projektu All for One przeprowadziło kompleksowe szkolenia dla zespołu HR z zakresu administracji systemem, podstawowej konfiguracji, generowania raportów oraz rozwiązywania typowych problemów.

Wdrożenie SAP SuccessFactors Variable Pay przyniosło Rezon Bio wymierne korzyści na trzech poziomach organizacji: ogólnofirmowym, dla menedżerów i działu HR oraz oczywiście dla samych pracowników.

Korzyści dla firmy:

• Redukcja czasu naliczania bonusów. Obecnie udaje się zakończyć ten etap w znacznie krótszym czasie, w porównaniu do kilku tygodni, jak miało to miejsce wcześniej;
• Eliminacja manualnych obliczeń zredukowała ilość błędów przy naliczaniu premii;
• Oszczędności dzięki proporcjonalnym rozliczeniom: Automatyczne rozpoznawanie zmian w karierze pracowników i proporcjonalne rozliczanie targetów bonusowych eliminuje nadpłaty. W przypadku awansów w trakcie roku system precyzyjnie oblicza bonus z uwzględnieniem okresu na każdym stanowisku.

Perspektywa menedżerów i działu HR:

• Redukcja obciążenia administracyjnego HR. Bez żmudnych, powtarzalnych zadań obliczeniowych z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych – zespół może skupić się na działaniach strategicznych: rekrutacji, rozwoju talentów, planowaniu sukcesji, budowaniu kultury organizacyjnej.
• Skuteczniejsza komunikacja z pracownikami, redukcja reklamacji dotyczących kwoty premii o ok. 95%. Menedżerowie mogą oprzeć rozmowy o wynikach i wynagrodzeniach na obiektywnych, transparentnych danych z systemu, co ułatwia trudne rozmowy i buduje zaufanie;
• Dostęp do elastycznych narzędzi analitycznych. Możliwość tworzenia raportów w SAP Analytics Cloud pokazujących wyniki zespołów, osiągnięcie celów czy prognozowane bonusy. Raporty takie ułatwiają skuteczne zarządzanie motywacją zespołów i podejmowanie decyzji o dodatkowych nagrodach w oparciu o pełne, aktualne dane przedstawione w czytelnej formie.

Korzyści dla pracowników:

• Transparentność i sprawiedliwość. Pracownicy mają dostęp do jasnych informacji o mechanizmie naliczania bonusów, wagach poszczególnych celów i progach osiągnięć. Rozumieją, jakie działania prowadzą do wyższych premii, co zwiększa ich motywację;
• Szybsza i łatwiej dostępna informacja. Automatyzacja procesu znacznie skróciła czas oczekiwania na informacje o wysokości bonusów. Jeszcze przed otrzymaniem premii pracownicy znają jej wysokość i mogą zapoznać się ze szczegółami kalkulacji;
• Większe zaangażowanie: Przejrzysty i zdigitalizowany system premiowy wspiera budowanie kultury wysokiego zaangażowania i orientacji na wyniki, co jest szczególnie istotne w branży biotechnologicznej, gdzie innowacyjność i zaangażowanie zespołów są kluczowe dla sukcesu.

Polpharma Biologics, a obecnie Rezon Bio od 2024 roku korzysta również z kompleksowego wsparcia All for One Poland w ramach usługi serwisu aplikacyjnego SAP SuccessFactors, wykorzystywanego przez około 1200 użytkowników końcowych.

Zakres wsparcia obejmuje wszystkie kluczowe obszary HR:

• Employee Central – administracja kadrami,
• Performance & Goals – administracja celami, efektywnością oraz oceną pracowników,
• Succession and Development – rozwój pracowników, zarządzanie talentami oraz planowanie następstw,
• Recruiting oraz Recruiting Marketing – administracja rekrutacją oraz stronami kariery,
• Compensation – zarządzanie częścią stałą wynagrodzenia,
• Variable Pay – zarządzanie wynagrodzeniem zmiennym,
• Onboarding – zarządzanie procesem wdrażania i adaptacji nowych pracowników,
• Learning – zarządzanie szkoleniami,
• People Analytics – analityka i raportowanie HR.

Dzięki spójnemu podejściu do administracji całym środowiskiem SuccessFactors w rękach jednego partnera Rezon Bio zyskała stabilność całego procesu, sprawną obsługę bieżących zgłoszeń oraz komfort pracy wynikający z pewności, że wszystkie moduły funkcjonują w sposób skoordynowany i bezpieczny.

Rezon Bio to europejskie CDMO (contract development and manufacturing organization) specjalizujące się w produkcji substancji biologicznych w systemach komórkowych ssaczych. Firma działa w oparciu o dwa nowoczesne ośrodki w Polsce: w Gdańsku i Warszawie-Duchnicach – audytowane przez EMA i FDA. Firma wyrosła z dorobku Polpharma Biologics, której leki biologiczne zostały wprowadzone na rynki globalne.