Lepsze zaopatrzenie? Automatycznie!

Dostępne badania wskazują, że wśród dużych firm zaledwie co czwarta korzysta z systemu e-procurement. Im mniejsza skala przedsiębiorstwa, tym liczby te są niższe, a trudności w obszarze e-procurement większe. Wiele firm nadal zarządza danymi dotyczącymi zaopatrzenia w arkuszu Excel.

Oznacza to, że cyfryzacja procesów zaopatrzenia nie nadąża za oczekiwaniami. Choć skala wykorzystania rozwiązań cyfrowych, na przykład w zakresie zaopatrzenia operacyjnego, jest coraz większa, całościowa automatyzacja procesów zaopatrzeniowych jest nadal raczej wyjątkiem niż regułą.

W rezultacie nieefektywne, czasochłonne i podatne na błędy procesy nabycia spowalniają działalność firm, co je drogo kosztuje. Brakuje również zasobów do zadań strategicznych, takich jak stworzenie bazy do globalnego ustalania źródeł dostaw. W przyszłości nie będzie już jednak chodziło tylko o zautomatyzowane procesy zaopatrzeniowe: dzięki Zaopatrzeniu 4.0 i Disruptive Procurement pracownicy działu zaopatrzenia staną się strategicznymi podmiotami, które w znacznym stopniu przyczynią się do tworzenia wartości przedsiębiorstwa. Ci, którzy tego nie dostrzegają, ryzykują, że pozostaną w tyle na dobre.

Dostosowanie procesów zaopatrzeniowych do wymagań przyszłości nie będzie możliwe bez inteligentnych rozwiązań w zakresie zapatrzenia operacyjnego i strategicznego w perspektywie długoterminowej.

W dalszej części znajdziesz informacje na temat tego, w jaki sposób możesz promować u siebie cyfryzację zamówień i dlaczego platformy chmurowe są dobrą opcją.

Dokąd zmierzasz, dziale zaopatrzenia?

W ostatnich dekadach zaopatrzenie przeszło ogromną transformację. Kiedyś działy zakupów były postrzegane jako organy jedynie wykonawcze, a dziś zyskały znaczenie strategiczne. W kupowaniu towarów i usług już dawno przestało chodzić wyłącznie o najlepszą jakość i najkorzystniejszą cenę. Pracownicy działów zaopatrzenia muszą stale kontrolować zapotrzebowania, wolumeny zamówień i dostawców, a także zapewniać płynność procesów produkcyjnych dzięki wystarczającym ilościom zapasów. Stwierdzenie, że prawdziwe interesy robi się na zakupach, nie wzięło się znikąd.

Aby jednak wszystko sprawnie działało, trzeba skoordynować sytuację na rynku ze zleceniami, możliwościami transportowymi i magazynowymi, relacjami z dostawcami, wykorzystaniem mocy produkcyjnych i terminami dostaw – mając przy tym na uwadze zarówno aspekty operacyjne, jak i strategiczne. Jak bowiem by się nie różniły od siebie zadania zaopatrzeniowców operacyjnych i strategicznych, jedno jest pewne: aby sprostać przyszłym wyzwaniom, trzeba korzystać z wysoko wydajnych narzędzi cyfrowych.

Obecnie firmy koncentrują się przede wszystkim na aspektach operacyjnych. Wiele firm w wysokim stopniu zautomatyzowało już na przykład procesy zamawiania towarów katalogowych za pomocą tzw. rozwiązań purchase-to-pay (P2P), zmniejszając w ten sposób koszty i przyspieszając procesy.

Jednak cyfryzacja strategicznych procesów zaopatrzeniowych wciąż nie jest ich najmocniejszą stroną. Choć firmy dostrzegają potrzebę inwestycji w proces strategiczny, tylko niewielki procent z nich asygnuje na to niezbędny budżet. Możliwa przyczyna? Korzyści z cyfryzacji są stosunkowo łatwe do obliczenia w kontekście procesów operacyjnych. Zaopatrzenie strategiczne natomiast w pierwszej kolejności wymaga skupienia się na aspektach jakościowych. Finansowa wartość dodana daje się określić dopiero w perspektywie średnio- lub długookresowej.

Korzyści z cyfryzacji procesów zaopatrzenia strategicznego ilustruje spojrzenie na zarządzanie dostawcami. Bez narzędzi cyfrowych trudno kontrolować ryzyko związane z dostawcami, ceny i zmiany zachodzące na rynku. A to może przedsiębiorstwo drogo kosztować. Ryzyko na globalnych rynkach i w sieciach dostawców bowiem rośnie. W ostatnich latach wiele firm doświadczyło przerwy w łańcuchu dostaw przynajmniej raz w ciągu roku. Niejednokrotnie te zakłócenia spowodowały milionowe straty. To pokazuje, jak ważne jest propagowanie cyfryzacji także w zaopatrzeniu strategicznym.

Przygotuj dział zaopatrzenia na wyzwania przyszłości

Wymagania wobec zaopatrzenia rosną: osobom za nie odpowiedzialnym sen z powiek spędza w szczególności ryzyko gospodarcze i polityczne. O ból głowy przyprawiają ich jednak także kwestie wewnątrzfirmowe, takie jak złożoność ich własnego przedsiębiorstwa, sterowanie dużymi dostawcami i cyfrowa fragmentacja ich organizacji. Wszyscy mają świadomość, że ryzyko się zwiększa i większość nie czuje się na to przygotowana. Tym ważniejsza jest zatem aktywność w poniższych obszarach.

Działy zaopatrzenia muszą przywyknąć do roli strategicznego partnera biznesowego. Jednak obecnie niewielu dyrektorów ds. zakupów uważa się za bardzo dobrze na to przygotowanych. Do tej pory polegali oni głównie na klasycznych dźwigniach zmniejszania kosztów. Jednak coraz częściej mają oni na uwadze aspekty strategii korporacyjnej, takie jak cyfryzacja zaopatrzenia, a także innowacje i zarządzanie ryzykiem. W związku z tym ważne jest, aby dział zaopatrzenia był lepiej połączony z innymi obszarami biznesowymi oraz z partnerami zewnętrznymi. Wydaje się, że teraz jest to raczej wyjątek niż reguła.

Zrównoważone strategie zaopatrzeniowe są istotną dźwignią dla inteligentnego nabywania. Tworzą one wiarygodne ramy działania w środowisku zmieniających się globalnych, regulacyjnych i technologicznych warunków rynkowych. Udokumentowana strategia zaopatrzeniowa w znacznym stopniu pozwala optymalnie przygotować dział zaopatrzenia na wyzwania stawiane przez przyszłość.

Wirtualni asystenci głosowi, zautomatyzowane oceny dostawców, przejrzyste pulpity planowania… Innowacyjne technologie otwierają przed działami zaopatrzenia ogromny potencjał optymalizacji. To ważne. W końcu w czasach transformacji cyfrowej dział zaopatrzenia musi działać szybciej, bardziej globalnie i wydajniej niż kiedykolwiek wcześniej. Trzeba przyspieszyć cykle nabywania i stosować nowe formy poszukiwania dostawców. Analizy big data i sztuczna inteligencja mogą tu wytyczyć ważne kierunki. Jak dotąd jednak firmy wciąż zbyt rzadko wykorzystują potencjał takich technologii w swoich procesach nabycia. Dzieje się tak między innymi dlatego, że heterogeniczne struktury systemów i ręczne procesy tłumią innowacyjność.

Dla działów zaopatrzenia aktualne i wiarygodne dane to podstawa. Jednak ilu menedżerów z tego obszaru może szczerze powiedzieć, że zadowala go jakość danych, którymi dysponuje? Mimo że systemy ERP są najczęściej używanymi narzędziami do zarządzania danymi w dziale zaopatrzenia, zbyt wiele firm nadal polega na plikach w Excelu itp. – mimo że zarządzanie danymi za pomocą Excela wiąże się z dużymi nakładami i wysoką podatnością na błędy. Tymczasem innowacyjne rozwiązania e-procurement umożliwiają łączenie danych istotnych dla nabycia, takich jak informacje o materiałach, dostawcach lub umowach, oraz błyskawiczne określanie najlepszych dostawców. To najlepsze warunki wstępne do opracowania strategii zaopatrzeniowych zorientowanych na przyszłość i wykorzystania potencjału optymalizacji w ukierunkowany sposób.

Dobre relacje z dostawcami w przyszłości jeszcze bardziej zyskają na znaczeniu, a jednocześnie sieci dostawców staną się jeszcze bardziej złożone. Już od dłuższego czasu współpraca z partnerami zewnętrznymi nie polega na samym tylko uzgadnianiu najkorzystniejszej ceny. O sukcesie lub porażce relacji biznesowej decydują także takie aspekty jak zgodność z przepisami, jakość usług i niezawodność. Aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (SRM) odpowiadają na potrzeby zaopatrzenia strategicznego i operacyjnego przez cały cykl życia relacji z dostawcą, stwarzając w ten sposób podstawę ukierunkowanego i solidnego zarządzania dostawcami.

Zakupy w chmurze - jeden model dostarczania, wiele zalet

Obecnie istnieje wiele potężnych narzędzi pozwalających na digitalizację zakupów, które dodatkowo można wygodnie pozyskać z chmury. Zaletą tej koncepcji jest to, że firmy mogą modernizować swoje procesy zaopatrzeniowe krok po kroku, bez konieczności dużych inwestycji czasowych i finansowych w niezbędną infrastrukturę.

Za pomocą odpowiednich rozwiązań w chmurze można kompleksowo zautomatyzować na przykład zarządzanie dostawcami, przetargami i umowami, a także obsługę zgłoszeń zapotrzebowania, sprawdzania faktur i poleceń zapłaty. Przyspiesza to cały proces nabycia i pomaga błyskawicznie zidentyfikować nie tylko ryzyko związane z dostawami, ale także potencjalne oszczędności. Pracownicy działu zaopatrzenia i menedżerowie ds. dostaw korzystają przy tym także poprzez:

Zwiększenie transparentności. Kompleksowe rozwiązania zaopatrzeniowe zwiększają przejrzystość procesów nabycia. Dzięki temu firmy zyskują rzetelny przegląd wszystkich procesów, od utworzenia zamówienia, poprzez fakturowanie, aż po realizację płatności. Ponadto maleje ryzyko błędów związanych z wprowadzaniem i przekazywaniem danych.
Zmniejszenie nakładów. Inteligentne procesy nabycia automatyzują i przyspieszają realizację rutynowych zadań i procesów workflow. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za zaopatrzenie mogą się skupić na ważniejszych obowiązkach. Nie tracąc czasu na bezproduktywną biurokrację, mogą go poświęcić na zadania strategiczne, takie jak zarządzanie dostawcami i negocjacje umów.
Zwiększenie przychodów. Zyski generuje się w zaopatrzeniu – zwłaszcza przy wykorzystaniu inteligentnych rozwiązań. Na przykład dzięki temu, że można składać zamówienia automatycznie u najlepszych i najtańszych dostawców i ograniczyć nieautoryzowane zakupy dokonywane z pominięciem działu zaopatrzenia.
Poprawienie warunków współpracy. Wiele firm ma trudności z oceną swoich dostawców. Często każdy pracownik działu zaopatrzenia opracowuje własne listy w Excelu, czasami istnieje kilka umów z tym samym dostawcą. W takich okolicznościach wynegocjowanie optymalnych warunków współpracy staje się niemal niemożliwe.

Nic dziwnego, że strategiczne zarządzanie dostawcami jest jednym z priorytetów działów zaopatrzenia. Platformy cyfrowe zapewniają odpowiednie do tego narzędzia.

SAP Ariba: racjonalne zakupy mogą być takie proste

SAP Ariba to oparte na chmurze, modułowe, kompleksowe rozwiązanie dla zaopatrzenia. Obejmuje funkcje nabycia strategicznego i operacyjnego, łącząc ponad trzy miliony firm z całego świata za pośrednictwem zintegrowanej sieci Ariba Business Network. Ten pakiet rozwiązań zawiera zatem wszystko, co niezbędne do przyszłościowych procesów zaopatrzeniowych. Ponadto SAP Ariba wyróżnia się łatwym w obsłudze interfejsem oraz możliwością płynnej integracji z istniejącymi aplikacjami SAP. Podstawowe moduły rozwiązania:

To serce platformy. Umożliwia ona firmom każdej wielkości jednoczesne połączenie się z zaopatrzeniowcami i dostawcami ze 190 krajów – i korzystanie z szerokiej gamy interesujących możliwości biznesowych. Już ponad trzy miliony firm dokonuje transakcji za pośrednictwem tej platformy. To niesamowicie ułatwia poszukiwanie odpowiedniego dostawcy. Ponadto na platformie można bez trudu odwzorować własną sieć partnerów firmy. Ułatwia to cyfrową współpracę: wymiana ofert, zamówień i faktur może się płynnie odbywać za pośrednictwem portalu.

Wspiera zaopatrzenie operacyjne przede wszystkim w przypadku nabycia pośredniego. Za pomocą predefiniowanych formularzy i wytycznych przeprowadza on użytkowników krok po kroku przez proces nabycia, jest łatwy w użyciu, a tym samym przyczynia się do zmniejszenia liczby zakupów realizowanych niezależnie od działu zaopatrzenia. SAP Ariba Buying ułatwia kontrolę kosztów dzięki przejrzystemu zarządzaniu fakturami; opracowanie katalogów odbywa się bez dodatkowych nakładów.

Portfolio SAP Ariba dla strategicznego zaopatrzenia wspiera firmy w efektywnym przetwarzaniu takich strategicznych zadań, jak obsługa zapytań o informacje, przetargów i aukcji (Ariba Sourcing). Umożliwia łatwe monitorowanie umów (Ariba Contracts), zarządzanie relacjami z dostawcami przez cały ich cykl życia (Ariba Supplier Lifecycle and Performance) oraz konsekwentne redukowanie ryzyka związanego z dostawcami (Ariba Supplier Risk).

Pięć kroków do inteligentnego zaopatrzenia

Cyfryzacja zaopatrzenia jest złożonym zadaniem i wymaga starannego zaplanowania. Nie wszystko bowiem, co jest technicznie możliwe, jest rzeczywiście niezbędne w każdej organizacji. Tym ważniejsze jest, aby firmy konsekwentnie pamiętały o własnych celach i dążyły do ich realizacji, projektując inteligentne procesy zaopatrzeniowe. Zastosowanie się do tych pięciu wskazówek sprawi, że projekt cyfryzacji znajdzie się na najlepszej drodze do sukcesu.

Krok 1. Zdefiniuj cele

Opracuj jasną koncepcję dalszego rozwoju swojego działu zaopatrzenia – a także zastanów się, jak doprowadzić do jej realizacji. Opracuj czytelne koncepcje wymagań i uzyskaj przegląd dostępnych rozwiązań. Konsultanci zewnętrzni mogą zapewnić istotną pomoc w tym zakresie, a także wsparcie we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych. Określ też dokładnie harmonogram i niezbędne zasoby. Doświadczenie mówi, że dobrze zaplanowaną drogą do cyfryzacji łatwiej dotrzeć do celu.

Krok 2. Utoruj drogę

Aby uzyskać niezbędne wsparcie ze strony pracowników i kierownictwa, okazuj pewność siebie i swoich przekonań odnośnie do projektu: tłumacz, jak istotne dla sukcesu firmy jest zaopatrzenie. Przekonuj swoich współpracowników z działu zaopatrzenia, a także pracowników innych działów do nowych możliwości, a wyruszając w podróż do krainy cyfryzacji, zabierz ze sobą od razu wszystkich zainteresowanych.

Krok 3. Zacznij działać

Zacznij od kategorii, które przyniosą największe korzyści, tzw. low-hanging fruits. Szybki sukces najlepiej przekona sceptyków. W pierwszej kolejności skoncentruj wysiłki związane z cyfryzacją na procesach, które są czasochłonne i kosztowne. W ten sposób stworzysz w obszarze zaopatrzenia przestrzeń dla działań tworzących wartość. Co ważne: dopilnuj, by zastosowane rozwiązania były tak proste i przejrzyste, jak to możliwe. Skomplikowana obsługa prowadzi do błędów i zmniejsza akceptację użytkowników.

Krok 4. Pozostań w grze

Nie spoczywaj na laurach po odniesieniu pierwszych sukcesów, lecz zatroszcz się także o liczne obszary „egzotyczne”. Tylko w ten sposób naprawdę w pełni wykorzystasz cały potencjał efektywności wprowadzanych rozwiązań. Dotyczy to przede wszystkim automatyzacji zadań strategicznych. W tym obszarze analizy big data, analizy internetowe i sztuczna inteligencja oferują liczne możliwości optymalizacji.

Krok 5. Analizuj sytuację

Cyfryzacja zaopatrzenia to złożony proces, sięgający głęboko, ujawniający różne nieprawidłowości – i dlatego wymaga stałego sprawdzania. Wiarygodne wskaźniki stanowią podstawę do analizy osiągniętego stopnia tworzenia wartości i, w razie potrzeby, dokonywania niezbędnych korekt kursu.