System kaucyjny a zmiany w SAP

System kaucyjny to mechanizm promujący recykling i ponowne wykorzystanie opakowań. Dotyczy on przedsiębiorstw wprowadzających do obrotu napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym za pośrednictwem podmiotu reprezentującego oraz sklepy detaliczne, które oferują takie produkty.

Przedsiębiorcy wprowadzający napoje w opakowaniach kaucyjnych (opakowaniach kaucjonowanych) będą zobowiązani do umieszczania na opakowaniach zwrotnych oznakowania wskazującego na objęcie go systemem kaucyjnym i określającego wysokość kaucji. Wzór oznakowania został już udostępniony przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska.

Także wysokość kaucji została już określona w ministerialnym rozporządzeniu. Będzie to 50 gr na butelki PET i puszki oraz 1 zł na butelki szklane.

Podstawą do wprowadzenia w Polsce systemu kaucyjnego była dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2019/904 w sprawie zmniejszenia wpływu niektórych produktów z tworzyw sztucznych na środowisko (tzw. dyrektywa SUP). Nałożyła ona na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia selektywnej zbiórki do celów recyklingu.

W Polsce wprowadzenie systemu było pierwotnie planowane na początek 2025 r. Jednak pod koniec października 2024 premier Donald Tusk ogłosił nową datę – 1 października 2025. Przyznał jednocześnie, że system nie jest jeszcze gotowy, a dodatkowe kilka miesięcy pozwoli lepiej przygotować się do tej złożonej operacji zarówno ministerstwu, jak też przedsiębiorstwom i sklepom, a także konsumentom.

W Sejmie czeka projekt nowelizacji ustawy zawierający istotne zmiany zgłaszane przez branżę napojową i przedstawicieli sektora handlowego. Ostateczny kształt ustawy jest oczekiwany przez przedsiębiorstwa i producentów systemów informatycznych w celu przygotowania i wdrożenia niezbędnych zmian w procesach biznesowych.

Oczekiwane korzyści związane z wprowadzeniem systemu to przede wszystkim zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska przez odpady opakowaniowe i zwiększenie poziomu selektywnego zbierania tych odpadów oraz ich recyklingu. Nie można też pominąć kreowania pozytywnych nawyków dotyczących segregowania odpadów.

System kaucyjny obliguje podmioty wprowadzające produkty na rynek (producentów, importerów, właścicieli marek) do prowadzenia zbiórki opakowań zwrotnych oraz osiągania minimalnych poziomów określonych przez przepisy. Poziomy te są dość ambitne i zakładają:

• 77% za 2025 rok,
• 81% za 2026 rok,
• 84% za 2027 rok,
• 87% za 2028 rok,
• 90% za 2029 rok i następne lata.

Ustawa zakłada, że system będzie zdecentralizowany – każdy przedsiębiorca wprowadzający produkty na rynek ma możliwość powołania własnego podmiotu zajmującego się zbiórką opakowań.

W praktyce oznacza to, że na rynku będzie funkcjonować kilku operatorów systemu kaucyjnego. Obecnie w Ministerstwie Środowiska trwa proces weryfikacji podmiotów ubiegających się o prowadzenie systemu. Pierwsze pozwolenia zostały już wydane.

Sklepy detaliczne są zobowiązane do pobierania i zwracania kaucji, fizycznego odbioru opakowań od konsumentów, obsługi logistycznej, a także współpracy z operatorem (lub operatorami) systemu kaucyjnego.

Dostosowanie przedsiębiorstw – ich łańcuchów logistycznych oraz systemów informatycznych do nowych regulacji jest procesem wymagającym i czasochłonnym. Doświadczenia z innych krajów, w których już funkcjonują podobne systemy, pokazują, że do prawidłowej implementacji wymagane są odpowiednie narzędzia informatyczne, rozwiązania technologiczne, procesy biznesowe, w tym efektywna komunikacja z partnerami w całym łańcuchu wartości.

Wraz z nadchodzącymi zmianami prawnymi dotyczącymi opakowań kaucyjnych w Polsce, przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy do nowych wymogów. Kluczowe staje się wdrożenie odpowiednich narzędzi w systemie SAP, zwłaszcza w obszarach sprzedaży i dystrybucji oraz finansów (SD, FI).

All for One Poland opracowuje kompleksowe rozwiązanie do obsługi systemu kaucyjnego, które będzie wspierać zgodność z regulacjami prawnymi oraz zapewni konieczne modyfikacje istniejących procesów sprzedażowych i księgowych, zapewniając ich płynność operacyjną.

Nasz zespół przeprowadzi szczegółową analizę procesów sprzedażowych oraz księgowań związanych z opakowaniami kaucyjnymi. Na tej podstawie zaproponujemy niezbędne modyfikacje systemowe, w tym dostosowanie istniejących procesów lub stworzenie nowych rozwiązań. Następnie wspólnie ustalimy harmonogram wdrożenia. Główne cele tego etapu obejmują:

• Identyfikację koniecznych zmian w procesach operacyjnych,
• Określenie zmian w obszarze księgowań,
• Oszacowanie wpływu modyfikacji systemowych na obecne mechanizmy biznesowe.

Podstawowym zadaniem rozwiązania All for One dla systemu kaucyjnego w SAP będzie realizacja wymogów ustawodawcy dotyczących raportowania, w tym:

• Ewidencja opakowań wprowadzonych na rynek;
• Raportowanie sprzedanych towarów z uwzględnieniem opakowań kaucyjnych oraz sald opakowań w danym okresie;
• Ewidencja masy opakowaniowej wprowadzonej do obrotu;
• Deklaracje i raporty dla organów odpowiedzialnych za recykling i zarządzanie opakowaniami.

Doświadczenie z wdrożeń i rozwoju systemów SAP u największych producentów napojów na rynku pozwala nam opracować systemowe i procesowe zmiany, które ułatwią audyt i raportowanie. Kluczowe obszary to:

• Śledzenie opakowań ilościowo i wartościowo;
• Zmiany w procedurze cenowej zapewniające prawidłowe naliczanie kaucji oraz rozdzielanie księgowe;
• Modyfikacje w obszarze fakturowania w celu poprawnego rozliczania z klientami oraz raportowania podatkowego.

Rozliczenie podatkowe zgodnie z nowymi regulacjami będzie odbywać się okresowo. Ustawa w obecnym brzmieniu w dalszym ciągu nie reguluje wielu aspektów sposobu rozliczeń, co wstrzymuje przedsiębiorstwa z decyzjami dotyczącymi finalnego podejścia księgowo-podatkowego, które jest krytyczne z perspektywy organu regulującego.

Mimo wielu niewiadomych, które powinny zostać wyjaśnione w planowanej nowelizacji ustawy, już teraz warto wspólnie z All for One Poland rozpocząć przygotowania do dostosowania SAP do systemu kaucyjnego. Elementy, które można opracować wcześniej, dotyczą głównie analizy systemu/procesów oraz implementacji zmian w obszarze procesów sprzedażowych, co pozwoli na zapewnianie odpowiednich źródeł danych do raportowania. Takie podejście pozwoli na skrócenie czasu wdrożenia części raportowej, która będzie zrealizowana przez uruchomienie ustandaryzowanych raportów dla naszych klientów, gdy tylko ustawa przyjmie finalne brzmienie.

Obecnie u naszych klientów, producentów napojów we wszystkich typach opakowań objętych systemem kaucyjnym, prowadzimy analizy ich systemów SAP pod kątem wdrożenia systemu kaucyjnego.