Raportowanie i planowanie w SAP Business Data Cloud

Utrzymywanie, przetwarzanie i podanie w użytecznej biznesowo formie danych wiąże się z licznymi wyzwaniami dla systemów analityczno-raportowych, które na ogólnym poziomie można podzielić na dwie grupy. Pierwsza jest ściśle związana z analizą i przetwarzaniem danych. Druga dotyczy kwestii technicznych i ekonomicznych.

Zasadniczym wyzwaniem jest rosnąca ilość danych. Z roku na rok przybywa informacji, które firma musi analizować, by sprostać wymaganiom rynku i zachować konkurencyjność. Są to nie tylko dane z systemów transakcyjnych, ale też z otoczenia makroekonomicznego (śledzenie trendów, analiza zachowań konsumentów). Rośnie też liczba danych nieustrukturyzowanych, w formie tekstu (np. z platform społecznościowych).

Kolejną kwestią jest jakość danych, a właściwie jej brak. Łącząc dane z różnych źródeł, zwykle dostrzegamy duże różnice w poziomie ich utrzymania, niespójność, brak walidacji lub niewystarczającą walidację poprawności danych. Wykorzystywanie danych pochodzących z różnych systemów źródłowych rodzi też problemy z ich integracją.

Wsparcie producenta dla funkcjonującej w wielu firmach hurtowni danych SAP BW kończy się w 2027 r., co oznacza, że już dziś powinny one rozpocząć wewnętrzną dyskusję, co dalej z rozwiązaniami analityczno-raportowymi. Ten problem nie dotyczy oczywiście wszystkich systemów, ale taka dyskusja jest istotna również w kontekście nowych technologii. To już standard, że coraz więcej środowisk i rozwiązań przenosi się do chmury. Także sztuczna inteligencja jest coraz szerzej wykorzystywana do analizy danych i uzyskiwania przewagi konkurencyjnej. AI przyspiesza analitykę, pozwala znaleźć związki pomiędzy danymi, które być może nie były oczywiste.

Wyzwaniem dla technologii jest także zawrotne tempo zmian, jakie zachodzą na rynku. Z sezonu na sezon zmieniają się oczekiwania i praktyki konsumentów, pojawiają się nowe platformy komunikacji z klientami. Tym wyzwaniom należy sprostać.

To z kolei prowadzi nas do pytania, czy jako organizacja posiadamy odpowiednie kompetencje, niezbędne do odnalezienia się w tej dynamicznej rzeczywistości. Chodzi tu zarówno o wiedzę biznesową, jak i technologiczną. Na koniec musimy też wspomnieć o kosztach. Rozbudowany system analityczno-raportowy to konkretne koszty wdrożenia, rozwoju, utrzymania.

W firmach pracujących w środowisku systemów SAP rekomendowanym narzędziami analityczno-raportowymi są rozwiązania z chmurowej platformy SAP BDC łączącej warstwę danych, analitykę i big data:

• SAP Datasphere – hurtownia danych w chmurze umożliwiająca zbieranie, łączenie i przetwarzanie danych z systemów SAP i non-SAP, zarówno on-premise jak i w chmurze, a także plików płaskich (Excel, CSV). Umożliwia modelowanie graficzne, tworzenie wglądów SQL oraz – gdy potrzebne – bardziej zaawansowanych (np. Python);
• SAP Analytics Cloud (SAC) – narzędzie do raportowania, analityki i planowania: dashboardy (wizualizacja danych), self-service, integracja z Excelem, predykcje (szeregi czasowe, regresja/klasyfikacja), „just ask” (funkcjonalność AI, zapytania naturalnym językiem), analiza statystyczna, scenariusze i prognozy, symulacje (m.in. Monte Carlo), workflow procesu planistycznego (kalendarz i zadania);
• BW Modernization – ścieżka dla użytkowników SAP BW: kontrolowana modernizacja/migrowanie hurtowni danych, wydłużenie wsparcia producenta przy przejściu do architektury chmurowej;
• SAP Databricks – warstwa big data, przetwarzanie dużych wolumenów i danych z różnych systemów, także danych nieustrukturyzowanych, scenariusze AI/ML.

W celu poznania narzędzi z platformy SAP BDC i obniżenia bariery wejścia w nowe rozwiązania w All for One opracowaliśmy cztery scenariusze, których zasadniczym celem jest pokazanie użytkownikom – decydentom, planistom, analitykom biznesowym – możliwości rozwiązań i potencjału ich wykorzystania. Ale nie tylko. „Produktem” scenariuszy będą także gotowe raporty, działające na danych firmy. Ich uruchomienie pozwoli w krótkim czasie uzyskać mierzalne korzyści w zakresie analizy danych.

Scenariusze dotyczą SAP Datasphere i SAC. Na życzenie klienta istnieje także możliwość przeprowadzenia wybranego scenariusza dla SAP Databricks.

Celem tego scenariusza jest uruchomienie działającego dashboardu w SAP Analytics Cloud na rzeczywistych danych firmy. Na jego opracowanie wystarczy jeden dzień roboczy. Raport jest gotowy do działania, a dzięki temu, że przygotowujemy go wspólnie z osobami od klienta, przy okazji przekazujemy wiedzę ogólną o tworzeniu raportów. Takie know how będzie można w przyszłości wykorzystać do samodzielnego przygotowywania podobnych zestawień, co ułatwi pracę i zwiększy niezależność zespołu raportowego.

Zakładamy, że szybkie uzyskanie wyników pozwoli zweryfikować użyteczność narzędzia pod kątem dalszych planów raportowych oraz opracować plan działań dla kolejnych inicjatyw.

Przykładowe raporty do przygotowania w jeden dzień:

• Finanse: porównanie kosztów planowanych i rzeczywistych dla wybranego okresu, analiza poziomu kosztów w czasie,
• HR: struktura pracowników, rodzaj zatrudnienia.

Zakres tego scenariusza obejmuje: wykorzystanie istniejącego połączenia do systemu źródłowego (lub pliku), stworzenie dashboardu w SAP Analytics Cloud (KPI, wykresy, hierarchie, filtry), przekazanie „how-to”.

W tym scenariuszu specjaliści i decydenci poznają możliwości narzędzi w celu wyboru optymalnego rozwiązania. Z kolei w firmach, które już pracują z SAC lub Datasphere, szkolenie pozwala podnieść umiejętności zespołów (IT i biznes) i zwiększyć ich samodzielność w tworzeniu modeli i raportów/planów.

Szkolenie ma formę warsztatów i jest prowadzone w oparciu o przypadki firmy: od konektora, przez model w Datasphere, po dashboard i/lub prosty formularz planistyczny w SAC (w tym integracja z Excelem).

Po szkoleniu:

• użytkownicy potrafią sami modyfikować raporty i dodawać nowe widoki,
• IT zyskuje kontrolę nad modelami danych oraz standardem KPI,
• mniej „wąskich gardeł”, krótszy czas wprowadzania zmian.

Ten scenariusz jest dedykowany dla użytkowników hurtowni danych różnych dostawców. Jeśli firma korzysta z SAP BW, elementem analizy może być wykorzystanie komponentu BW Modernization.

Celem opracowania strategii modernizacji hurtowni danych jest głównie obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem obecnego rozwiązania, np. poprzez określenie ścieżki przejścia do BDC (lub docelowej architektury). Dobra analiza środowiska i potrzeb pozwoli uniknąć kosztownych błędów i opracować plan przejścia na nową technologię (w tym wykorzystanie AI). Efektem tego scenariusza może być opracowanie solidnego planu transformacji, z priorytetyzacją działań, ramami czasowymi oraz ramami inwestycyjnymi.

Skrócenie czasu realizacji cykli planistycznych i szybsze reagowanie na zmiany w otoczeniu rynkowym to podstawowe założenia tego scenariusza. Określenie zakresu istotnych modułów planistycznych oraz odpowiadających im wymagań biznesu i IT pozwoli uprościć proces planowania i budżetowania.

Efektem końcowym warsztatów w tym scenariuszu jest propozycja architektury planowania, która pozwoli wyeliminować niepotrzebne silosy danych czy ryzyka niejednolitości danych. Strategiczna mapa działania wskaże działania priorytetowe, harmonogram oraz wymagania inwestycyjne dla docelowego systemu planowania.

Rozwijanie systemu analityczno-raportowego to dziś konieczność ze względu na coraz większe wolumeny i złożoność danych. Rosnące koszty zarządzania danymi, a równocześnie dostęp do nowych technologii (chmura, AI) to wyzwania, na które nie możemy pozostać obojętni.

Nasze doświadczenia wskazują, że w tak szerokim obszarze, jakim jest analiza i raportowanie danych, dobrą praktyką jest zaczynanie od małych kroków, „balonów próbnych”, które pozwolą poznać możliwości nowych narzędzi i gotowość organizacji na ich wdrożenie, ale zarazem szybko dostarczą użytecznych biznesowo efektów.

SAP Business Data Cloud to środowisko szyte na miarę, łatwo skalowalne, zgodne z trendami technologicznymi i wymaganiami klientów.

Zaproponowane przez All for One scenariusze pozwolą organizacjom skrócić ścieżkę wejścia do świata raportowania w chmurze, opracować strategię i koncepcję wdrożenia oraz zaplanować projekt wdrożeniowy.