Polskie kadry i płace w korporacyjnym HR

Zacznijmy od dylematu, który dotyczy praktycznie każdej międzynarodowej firmy działającej w Polsce i zatrudniającej pracowników na miejscu. Dylemat ten dotyczy tego, czy wdrożyć lokalne rozwiązanie SAP HR czy też dostosować wzorzec (template) korporacyjny – w SAP HCM lub SuccessFactors? Co powinna zrobić firma, która ma już globalny wzorzec HR, ale wchodzi na tak specyficzny rynek, jakim jest Polska?

Krzysztof Nowak: Jest to bardzo częsty scenariusz. Firma ma gotowy, sprawdzony wzorzec HR – często bardzo dobrze sprawdzający się w krajach takich jak Niemcy, Francja czy Stany Zjednoczone – i chce po prostu wdrożyć go w Polsce. Problem polega na tym, że Polska nie jest po prostu „kolejnym krajem na liście”. Mamy unikalne regulacje, szybko zmieniające się prawo pracy, obowiązkową sprawozdawczość i integrację z systemami rządowymi. Wszystko to sprawia, że żaden globalny wzorzec nie może tu działać od razu po wdrożeniu. System nieuchronnie wymaga pracochłonnego, a zatem kosztownego dostosowania. Takie wdrożenie może stać się bardziej przeszkodą niż pomocą. Widzieliśmy przypadki, w których brak elastyczności zmusił dział HR do ręcznego obsługiwania części procesów, a nawet całkowicie poza systemem.

A co z opcją lokalnego wdrożenia SAP HR – bez korzystania z korporacyjnego wzorca?

To druga droga – i również nie jest idealna. Firma traci spójność z resztą organizacji, musi samodzielnie utrzymywać system i często kończy się to wyjaśnianiem centrali, dlaczego „Polska po raz kolejny robi wszystko po swojemu”. Jednak lokalny system oznacza lokalne wsparcie – każda zmiana, na przykład w przepisach prawnych, może być obsługiwana przez partnera SAP w danym kraju, takiego jak All for One Poland.

Więc pojawia się dylemat, którą ścieżkę wybrać. A lokalny partner wdrożeniowy może doradzić, co jest bardziej opłacalne?

Może doradzić, co jest optymalne dla klienta z biznesowego punktu widzenia. Ma doświadczenie zarówno we wdrażaniu, jak i w lokalnych implementacjach SAP HR, a zatem zna zalety i wady obu opcji i wie, gdzie kryją się pułapki. Niezależnie od tego, czy firmy, z którymi współpracowaliśmy, decydowały się na adaptację wzorca, czy na lokalny system HR, kluczowe było zapewnienie zgodności z polskim prawem, bezpieczeństwo danych oraz uporządkowanie procesów kadrowo-płacowych.

Jakie mogą być konsekwencje, jeśli firma prawidłowo nie dostosuje systemu?

Wtedy zaczyna się „życie poza systemem”. Pracownicy działu kadr zaczynają wykonywać obliczenia ręcznie, co oznacza, że niektóre procesy są obsługiwane w programie Excel, poufne dane są wysyłane pocztą elektroniczną i nikt tak naprawdę nie wie, kto ma do nich dostęp. Stanowi to nie tylko ryzyko błędów, ale także poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych osobowych. Żadna korporacja nie chce się na to narażać. Dodam od razu, że nie są to teoretyczne zagrożenia. To problemy, z którymi spotykamy się na co dzień u naszych klientów.

Czy możesz wymienić kilka konkretnych przykładów takich „martwych punktów”, które mogą się pojawić zarówno podczas wdrażania, jak i w już działających systemach?

Pierwszą pułapką jest obliczanie podstawy wynagrodzenia za czas choroby. W Polsce działa to zupełnie inaczej niż w innych krajach. Mamy funkcję PLZLA, która obsługuje składniki miesięczne, kwartalne, półroczne oraz roczne – i wszystkie one muszą być poprawnie przeliczone. Na co należy zwrócić uwagę?

• na składniki „miesięczne”, wypłacane regularnie co miesiąc, które są uwzględniane w podstawie;
• na składniki „dłuższe niż miesięczne”, wypłacane okresowo – na przykład premie kwartalne lub półroczne – które są uwzględniane w podstawie wynagrodzenia za czas choroby w wysokości odpowiednio jednej trzeciej lub jednej szóstej;
• na weryfikację okresów istotnych dla podstawy wynagrodzenia za czas choroby – sprawdzanie, czy dany miesiąc, a tym samym wynagrodzenie wypłacone za ten okres, może zostać uwzględnione w podstawie oraz co faktycznie decyduje o tej istotności (1 godzina lub 1 dzień przepracowany);
• na ciągłość podstawy wynagrodzenia za czas choroby – po obliczeniu podstawy wynagrodzenia za czas choroby pracownik musi przepracować pełny miesiąc kalendarzowy, aby ustalić nową podstawę. W przeciwnym razie system musi „przenieść” poprzednio obliczoną podstawę, nawet jeśli spowoduje to znaczną różnicę, korzystną lub niekorzystną dla pracownika.

Jeśli wszystko to nie zostanie odpowiednio skonfigurowane, wynagrodzenie za czas choroby może być nieprawidłowo obliczane przez wiele miesięcy.

I to ma bezpośredni wpływ na wynagrodzenie pracownika?

Tak – a także na zgodność z przepisami. A jeśli firma nie ma tego w systemie, dział HR musi to robić ręcznie, w Excelu. W tym momencie nikt nie wie, kto oblicza dane, gdzie są one przechowywane i czy są te procesy są zgodne z RODO.

Drugi „martwy punkt” to obliczanie podstawy wynagrodzenia za urlop. Co może pójść nie tak?

Pierwsza kwestia dotyczy metody obliczania. Standardowy system SAP oblicza podstawę wynagrodzenia za urlop zgodnie z okresem „ZA” – czyli okresem, za który składniki zostały naliczone. Jednak wiele firm woli obliczać ją zgodnie z okresem „W” – czyli okresem, w którym składnik został faktycznie wypłacony. Różnica może wydawać się niewielka, ale może skutkować niższym lub wyższym wynagrodzeniem za urlop, na przykład, jeśli premia została wypłacona później.

Druga kwestia dotyczy zakresu tego, co należy uwzględnić – które składniki powinny lub nie powinny być częścią podstawy, a także jaki czas pracy wlicza się do podstawy (istnieją różne kombinacje, w zależności od wewnętrznych regulacji firmy).

Możesz to wyjaśnić to na przykładzie?

Pracownik dostał w wynagrodzeniu za czerwiec płatnym w lipcu zaległą premię za luty. W lipcu następuje nieobecność (lista za lipiec płatna w sierpniu). Według standardu składnik ten nie zostanie wzięty do podstawy, a co za tym idzie, podstawa urlopowa będzie niższa. W przypadku naliczania po okresie „W”, premia ta, mimo okresu „ZA” poprzedzającego okres naliczania podstawy urlopowej, zostanie wzięta do podstawy.

Więc pracownik może otrzymać zbyt niskie lub zbyt wysokie wynagrodzenie?

Dokładnie. A firma może nie mieć świadomości, że system liczy to inaczej niż jej regulacje wewnętrzne. My potrafimy to dostosować – ale trzeba wiedzieć, że to w ogóle jest problem.

Czas pracy to obszerny temat. Jakie jest największe ryzyko w tym zakresie?

Nadgodziny – 50%, 100%, 200% – są tu różne limity i różne stawki. Do tego obecności, nieobecności, praca w nocy, w weekendy… Standard SAP nie uwzględnia wszystkich polskich niuansów. Jeśli firma nie ma tego dobrze skonfigurowanego, to może źle naliczać dodatki albo nie naliczać ich w ogóle.

Ponadto pojawia się pytanie, czy ocena czasu pracy jest negatywna, czy pozytywna. Negatywna ocena może być obsługiwana w standardzie. Jednak pozytywna ocena czasu pracy – gdzie pracownicy rejestrują swoje wejścia i wyjścia za pomocą kart i tak zwanych RCP-ów (Rejestratorów Czasu Pracy), a każda minuta jest liczona – wymaga dostosowania. Trzeba wziąć pod uwagę wspomniane wcześniej nadgodziny, specyficzne dla Polski rodzaje nieobecności oraz szeroki zakres obowiązujących limitów.

I nie jest to już tylko problem kadrowy, ale także ryzyko prawne.

Tak. I ponownie – jeśli system nie jest w stanie tego obsłużyć, praca ta jest wykonywana ręcznie. Jednak ręczne naliczanie czasu pracy to proszenie się o błędy.

Formularze PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych) – kwestia, która powraca co roku. Dlaczego może to być „pułapka”?

Każdy pracodawca ma obowiązek wystawić swoim pracownikom formularz podatkowy PIT-11 na podstawie ich wynagrodzenia. Pracodawca musi przesłać te dokumenty do Ministerstwa Finansów, a także przekazać je pracownikom. Standardowy system SAP nie oferuje opcji zautomatyzowania tego procesu.

Ponadto pracodawca może być zobowiązany do wystawienia innych formularzy PIT, takich jak PIT-8C lub PIT-R.

Co więcej, standardowa funkcjonalność nie jest w stanie poprawnie zagregować wszystkich składników wynagrodzenia do odpowiednich pól formularzy PIT. Składniki te – zwłaszcza niestandardowe, często stosowane w polskich firmach – muszą być konfigurowane „ręcznie”.

A jest to obowiązek ustawowy, prawda?

Dokładnie. Dlatego u naszych klientów wdrażamy rozwiązanie All for One e-Deklaracje, które w pełni automatyzuje cały proces – od generowania formularzy, poprzez bezpieczne ich dostarczanie pracownikom pocztą elektroniczną, aż po archiwizację. Jednak wiele firm nawet nie zdaje sobie sprawy, że można to zrobić w SAP.

Z jakimi jeszcze „martwymi punktami” w SAP dla HR borykają się polskie firmy?

Nie możemy pominąć raportów do Głównego Urzędu Statystycznego, które musi składać każda firma. Chociaż standardowy system SAP zapewnia taką możliwość, jego konfiguracja jest dość złożona. Brak danych lub przesłanie do GUS nieprawidłowych danych wiąże się z ryzykiem kar finansowych.

Innym wyzwaniem są programy emerytalne. Zgodnie z polskim prawem każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić jeden z dwóch programów emerytalnych: Pracowniczy Program Kapitałowy (PPK) lub Pracowniczy Program Emerytalny (PPE). Standard systemu SAP zapewnia jedynie składnik płacowy, który (po dostosowaniu schematu płacowego) może obliczyć składkę PPE. W przypadku PPK wygląda to podobnie. Jednak PPK jest bardziej złożonym instrumentem, wymagającym od pracodawcy wyboru usługodawcy (banku), zebrania oświadczeń pracowników o przystąpieniu lub rezygnacji z PPK, ustalenia składek PPK zarówno pracownika, jak i pracodawcy, przesłania tych danych do usługodawcy itp. System SAP nie zapewnia tej funkcjonalności.

Mamy gotowe rozwiązanie All for One PPK, które automatyzuje ten proces, niezależnie od wybranego dostawcy usług.

A co z dokumentacją, której pracownicy żądają od pracodawcy, choćby zaświadczeniami o wysokości zarobków, świadectwami pracy, czy innymi formularzami?

Standard systemu SAP jest szczególnie ograniczony w tym obszarze. A jednak firmy muszą dostarczać pracownikom certyfikaty z logo firmy, podpisem upoważnionej osoby, niekiedy w formacie PDF, czasem pocztą elektroniczną. Konfigurujemy to wszystko w systemie. Bez tego dział HR kończy drukowaniem, podpisywaniem, skanowaniem, a to strata czasu.

Niezależnie od tego, jak utrzymywany jest system SAP, często musi on łączyć się z innymi platformami.

Tak. Są to inne systemy wewnątrz organizacji jak: SAP ERP w oddzielnej instalacji, mogą to być inne moduły SAP SuccessFactors, e-Płatnik, wewnętrzne systemy zarządzania danymi, systemy planowania i rozliczania podróży służbowych itp. Ale są to także systemy zewnętrzne organów publicznych, np. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Bez integracji dane są rozproszone, niekompletne, a procesy powielane. Wiemy, jak to wszystko połączyć.

Wychodzi więc na to, że nawet jeśli firma ma już SAP HR, niektóre rzeczy mogą działać tylko… „na papierze”?

Niestety, nie jest to rzadki scenariusz – system jakoś działa, ale część procesów pozostaje poza nim. W Excelu, w mailach, w ręcznych notatkach. Oznacza to brak kontroli, brak zgodności z RODO, ryzyko błędów i ogromne obciążenie dla działu HR. Pomagamy uporządkować sprawy – niezależnie od tego, czy firma przygotowuje się do wdrożenia, czy już dawno je przeprowadziła.

Rozmawiała: Joanna Michoń