Jak się odnaleźć w dżungli dostawców

Jeśli pracownicy działu zaopatrzenia muszą ręcznie aktualizować dane kontaktowe, mozolnie przeszukiwać portfele produktów i porównywać cenniki pozycja po pozycji, tracą czas, szczególnie cenny na szybko zmieniających się rynkach. W konsekwencji firmom mimowolnie umykają najlepsze oferty. Powoduje to nie tylko stres i niezadowolenie wśród pracowników zaopatrzenia, ale także niepotrzebne wydatki i zwiększone ryzyko związane z dostawcami.

Nic więc dziwnego, że menedżerowie ds. łańcuchów dostaw na całym świecie intensywnie pracują nad rozwiązaniami dla inteligentnych procesów zaopatrzenia. W tym opracowaniu prezentujemy informacje na temat tego, w jaki sposób można zwiększyć efektywność procesów i struktur w nabyciu wewnętrznym oraz optymalnie dostosować je do wymagań dynamicznie rozwijającej się produkcji i rynków.

Na całym świecie kwestia redukcji kosztów jest najważniejsza dla większości kierowników działu zaopatrzenia (70%). Tak wynika z badania Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey 2019, w ramach którego firma doradcza Deloitte przeprowadziła ankietę wśród 500 kierowników działu zaopatrzenia z 38 krajów. Zaraz na drugim miejscu dla ponad połowy ankietowanych CPO znajduje się cyfryzacja procesów nabycia. Według Deloitte szczególnie rosnącej złożoności procesów łatwiej sprostać dzięki informatyzacji i automatyzacji.

Trzy kroki do efektywnych zakupów

Istnieje szereg środków strategicznych, organizacyjnych i technicznych, które mogą ułatwić codzienną pracę zespołom działów zaopatrzenia i nabycia. Kluczowe pytanie kierownictwa to: „Od czego zacząć?”. Odpowiedź brzmi: „Od analizy stanu rzeczywistego”. Aby ustalić odpowiednie miejsce przechowywania wszystkich danych dostawców oraz procesów workflow, należy najpierw jasno określić działy przedsiębiorstwa, pracowników i systemy bezpośrednio lub pośrednio związane z działem zaopatrzenia.

Dopiero po ustaleniu, czym dysponujemy, warto pomyśleć o nowych strategiach, taktykach, systemach i automatyzacji procesów nabycia. Dlatego analiza stanu rzeczywistego jest niekwestionowanym punktem numer 1 planu działania mającego na celu optymalizację działu zaopatrzenia. Stanowi ona wstęp do kolejnych kroków: harmonizacji, strukturyzacji i automatyzacji

Krok 1: Harmonizacja i jakość danych

Początkowe wprowadzanie sald zapasów potrafi wiele uświadomić. Dane dostawców są często rozproszone w różnych rozwiązaniach finansowych i systemach ERP. Ponadto często używają ich różne lokalizacje i różne działy przedsiębiorstwa. Dlatego kompleksowa analiza infrastruktury nabycia umożliwia dokonanie podstawowego przeglądu wszystkich danych dostawców. Łączenie zapasów pochodzących z różnych źródeł i baz danych pozwala dodatkowo ujednolicić formaty i wyeliminować duplikaty. W ten sposób uzyskuje się czysty rekord danych podstawowych.

Przeprowadzenie tej analizy najlepiej zlecić zespołowi projektowemu złożonemu z pracowników wszystkich zaangażowanych obszarów i działów w przedsiębiorstwie. Wieloletnie doświadczenie kolegi z działu zaopatrzenia jest z pewnością bardzo pomocne, jeśli chodzi o określanie zapasów historycznych i „rozplątywanie” zagmatwanych struktur. Ponadto wskazane jest kierowanie się podczas początkowego wprowadzania sald zapasów poszczególnymi fazami cyklu życia dostawcy, tj. od pierwszej analizy rynku poprzez sondowanie, procesy zamawiania aż po przetwarzanie końcowe.

Istnieje szereg wskaźników, które dostarczają informacji na temat jakości danych podstawowych dostawcy. Zalicza się do nich terminowość, kompletność, dostępność i przejrzystość. Nawet w przedsiębiorstwach przechowujących dane niewielkiego lub stałego grona dostawców od czasu do czasu zmieniają się podstawowe informacje, takie jak dane kontaktowe lub dane dotyczące płatności. Jeśli te zmiany nie zostaną wprowadzone, dostępne informacje będą niepełne, co spowoduje trudności w podejmowaniu decyzji. To samo dotyczy kompletności rekordów danych: brak istotnych informacji może powodować zbędne nakłady pracy podczas przetwarzania procesów zaopatrzenia i zamówień.

Gdy dane są aktualne, kompletne, a zatem wysokiej jakości, przedsiębiorstwa powinny pamiętać jeszcze o tym, by były one zawsze w pełni dostępne dla odpowiedzialnych zespołów i pracowników. Najlepiej byłoby, gdyby można je było udostępnić za pomocą systemów do zarządzania danymi, które są dostosowane do konkretnych wymagań nabycia. Potencjał wysokiej jakości i w pełni dostępnych danych podstawowych jest w pełni wykorzystywany dopiero wtedy, gdy łatwo ustalić zarówno źródła, jak i indywidualne dostępy i zmiany w rekordach danych. Zapewnia to maksymalną przejrzystość i pozwala w każdej chwili sprawdzić, kto i kiedy dokonał zmian w danych dostawcy.

Krok 2: strukturyzacja procesów

Każdy, kto chce adekwatnie reagować na dynamikę i ryzyka rynków globalnych, powinien również wdrożyć sprawnie działające metody pracy w obszarze nabycia – i orientować dział zaopatrzenia zasadniczo na procesy. Rzeczywistość w wielu przedsiębiorstwach jest jednak zgoła inna: procesy nie są tak ustrukturyzowane i transparentne, jak by się tego oczekiwało. Dlatego zaleca się zacząć od identyfikacji istniejących procesów i przypisania ich do następujących pięciu kategorii:

Definicja zorientowanej na zapotrzebowania i klientów polityki zaopatrzeniowej: zarządzanie danymi kontrolingu, ocena i specyfikacja zapotrzebowań, analiza rynku, strategia nabycia;

Identyfikacja źródeł dostaw i negocjacje: realizacja strategii nabycia, analiza ofert, negocjacje, wykonanie;

Zarządzanie umowami: zarządzanie dokumentami umów, realizacja umów, kontrola umów, finalizacja oraz dokumentacja umów;

Sterowanie działaniami dostawców: składanie zleceń u dostawców, pomoc techniczna dla dostawców, akredytacja dostawców, monitorowanie umów dotyczących poziomu usług, VRM (Vendor Relationship Management – zarządzanie relacjami z dostawcami);

Zarządzanie wydajnością systemu: dostęp do danych o wydajności systemu i możliwość ich wprowadzania, projektowanie i wdrażanie środków optymalizacji, definicja polityki zaopatrzeniowej.

Oczywiste jest, że w każdym przedsiębiorstwie konkretne zasady ustalania kategorii zależą od okoliczności. Istotne jest na przykład to, czy zapotrzebowania są zgłaszane przez klientów wewnętrznych z produkcji, czy przez dział przedsiębiorstwa. Na tej podstawie ustala się między innymi, czy struktura procesów ma być zorientowana głównie na zakup dóbr inwestycyjnych, czy też na nabywanie pośrednich materiałów eksploatacyjnych.

Przed strukturyzacją procesów i przypisaniem do nich wag należy dodatkowo uwzględnić takie istotne czynniki jak zgodność jakości, ilości i terminowość, a także sezonowość i lokalną specyfikę rynku. Wreszcie w przypadku tych kryteriów chodzi o aspekty warunkujące sukces, jak i związane z ryzykiem, bez uwzględnienia których trudno jest podejmować efektywne, a tym samym zrównoważone decyzje zakupowe.

Krok 3: automatyzacja procesów workflow

Po przeprowadzeniu harmonizacji i strukturyzacji danych i procesów przychodzi czas na zastanowienie się, które procesy workflow da się zautomatyzować. W ten sposób wiele powtarzalnych zadań ręcznych i kroków roboczych może zostać przejętych przez rozwiązania informatyczne. Zaleta: pracownicy działu zaopatrzenia i nabycia mają więcej czasu, by skupić się na działaniach i decyzjach o krytycznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.

W szczególności operacyjne kroki robocze, takie jak zgłoszenia zapotrzebowania, dekretacja, sprawdzanie limitów zatwierdzeń lub sprawdzanie przyjęć materiałów da się częściowo lub nawet całkowicie zautomatyzować z wykorzystaniem systemów ERP.

Dzięki temu nie tylko wzrasta efektywność, ale także maleje ryzyko błędów. Dzięki zaawansowanym funkcjom analizy i raportowania oprócz procesów standardowych można również zautomatyzować elementy zaopatrzenia strategicznego. Oceny potencjału i ryzyka, podobnie jak segmentacji dostawców, optymalizacji ofert i monitorowania umów można dziś dokonywać w częściowo zautomatyzowany sposób.

Inteligentne rozwiązania zwiększają potencjał

W procesach i strukturach wielu działów zaopatrzenia kryje się znaczący potencjał optymalizacyjny. Najwyższy czas zatem obrać kurs na efektywne nabywanie. Inteligentne rozwiązania IT zapewniają przedsiębiorstwom wsparcie w tym zakresie. Stanowią one podstawę konsolidacji danych i usprawniania istniejących procesów workflow.

O sukcesie projektu modernizacji zaopatrzenia i nabycia decyduje przejrzysty plan wdrożenia. Obejmuje on nie tylko pojedyncze kamienie milowe, ale także osoby zaangażowane i zapotrzebowanie na obsługę. Ponadto przedsiębiorstwa powinny zawsze pamiętać o pełnym cyklu życia relacji z dostawcą. Jeśli te warunki zostaną spełnione, nic już nie przeszkodzi w opracowaniu skutecznej strategii zaopatrzenia i nabycia.

8 wskazówek jak uporządkować chaotyczne dane

Czy to w przypadku zakupu dóbr inwestycyjnych, czy nabycia wewnętrznego – łącz zapotrzebowania działów i obszarów administracyjnych już na etapie ich zgłaszania. Jeśli pracownicy działu zaopatrzenia mają na przykład dostęp do narzędzi ERP lub innych strategicznych systemów planowania, mogą w każdej chwili uzyskać wgląd w budżety, wydatki i prognozy.

Rób to w taki sposób, aby jednocześnie mogło się odbywać ustalanie priorytetów, a czynniki o krytycznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa mogły być uwzględniane podczas podejmowania decyzji zakupowych po naciśnięciu jednego przycisku. Kategorie powinny zatem koniecznie uwzględniać aspekty specyficzne dla przedsiębiorstwa, jak np. wrażliwość na terminy lub złożone wymagania dotyczące dostawy.

Rynki są nieprzewidywalne. Trendy społeczno-demograficzne, kryzysy, zasoby czarnorynkowe – wielość trudnych do obliczenia zmiennych sprawia, że i tak już ogromna liczba różnych wskaźników dla materiałów i surowców wtórnych jest mało przejrzysta. Zintegrowane i automatycznie aktualizowane dane pomagają pracownikom działu zaopatrzenia uzyskiwać bieżący wgląd w niezbędne informacje.

Wsparcie informatyczne jest opłacalne już na etapie procesu przetargowego, ponieważ umożliwia między innymi znacznie dokładniejsze opisanie wymagań. Im jaśniej zdefiniowane są wymagania dotyczące usług lub materiałów, tym korzystniejsza jest z reguły ich cena. Ponadto za pomocą odpowiednich aplikacji przedsiębiorstwa mogą organizować tak zwane „aukcje odwrotne”, czyli elektroniczne aukcje nabywcze. Te wspierane przez system procesy są bardzo przejrzyste, dzięki czemu zapewniają większą transparentność procedur przetargowych. Ponadto chronią one przed manipulacjami.

Nabycie i zaopatrzenie coraz bardziej zyskują na znaczeniu strategicznym w przedsiębiorstwach. Dlatego też podczas projektu optymalizacji myśl całościowo, zawsze mając na uwadze cały cykl życia relacji z dostawcą – od pierwszej analizy rynku aż do procesu realizacji.

Rzetelne dane podstawowe o wysokiej jakości to podstawa optymalnych procesów nabycia. Dlatego dopilnuj, by informacje o dostawcach, towarach, cenach i warunkach dostawy były zawsze aktualne, dobrze ustrukturyzowane i w pełni dostępne.

Automatyzacja przyjmowania i zamawiania materiałów konsekwentnie kontynuuje strategiczne łączenie zapotrzebowań i procesów. Ręczna ingerencja pracowników działu zaopatrzenia w operacyjny proces realizacji zamówień jest konieczna już tylko w wyjątkowych sytuacjach. Pozwala to nie tylko chronić zasoby, ale także zaoszczędzić czas i zmniejszyć stres pracowników działów nabycia.

Rola nabycia i zaopatrzenia zmienia się: Podczas gdy tradycyjna koncepcja zakłada, że zaopatrzenie dotyczy raczej przetwarzania aktualnych zapotrzebowań, w nowoczesnych koncepcjach nabycia pełni ono rolę strategiczną.